Spara tid och sprid information

Tidsbesparingen

En stor del av många bokningsansvariga handläggares tid går åt till administrering av bidrag och bokningar, att svara i telefon, skicka ut bekräftelser, ringa upp kunden och pussla ihop tider och lokaler så att allting stämmer. Med Interbook effektiviseras allt detta. All hantering av bokningsbesked och bidragsbesked sker med automatik. Hanteringen av föreningsregistret försvinner också. De föreningar som vill vara med i registret lägger själva upp sina kontaktuppgifter och annan värdefull information, istället för att detta ska registreras manuellt av handläggare. Det enda som krävs före publicering är ett godkännande av ansvarig administratör.

För aktivitetsansvariga kommer många positiva resultat som ett brev på posten, eller man kanske ska säga som ett mail till inboxen. Pappershanteringen minskar drastiskt, ekonomihanteringen med betalningar från olika användare blir enklare, aktiviteterna blir optimerade och kommunikationsvägarna kortare och snabbare.

Som anläggningsförvaltare kan du direkt boka föreningar och enskilda användare i ”dina egna” anläggningar allt beroende på tillgänglighet. Du kan även skapa förfrågningar på alla övriga anläggningar i kommunen. Behöver man få fram information om en viss användare, förening eller typ av förening finns det en avancerad sökfunktion som snabbt tar fram den information du söker.

För vaktmästarna underlättas arbetet genom att de får tillgång till ”vaktmästarlistor” där de får all den information de behöver angående dagens beläggning på lokalerna under deras ansvar. Genom att alltid ha korrekt och uppdaterad information att tillgå blir det lättare för vaktmästarna att planera sitt arbete på bästa sätt. Beläggningen av anläggningen kan optimeras vilket också medför att vaktmästarna får en mer central roll i det ekonomiska perspektivet.

Informationsspridning

Behovet av information tycks aldrig sina. Det flöde av information som går från kommunens förvaltningar till föreningar och medborgare kan underlättas genom att förläggas till kommunens hemsida där den informationssökande enkelt kan hitta svar på sina frågor. Att skapa olika maillistor är ytterligare ett sätt att snabbt och billigt sprida information till särskilda grupper av intressenter. Föreningar och medborgare anmäler själva sitt intresse för en, eller flera, maillistor uppdelat på ämnesområden. Ex. silversmide, gastronomi, dansföreningar, fotbollsklubbar i kommunen eller simskolor. Det är lika enkelt att anmäla sig som att avanmäla sig från en lista.

I akuta situationer när det är viktigt att snabbt få ut information till en särskilt berörd grupp har Interbook en SMS-funktion. Om det blivit hastiga förändringar i en lokal som omöjliggör användning, ex. brand, vattenskador eller skadegörelse, är det enkelt att skicka ut SMS till alla som bokat lokalen och informera om vad som hänt. Det går även att skicka koder via SMS för att öppna upp lokaler. SMS-funktionen fungerar i alla lägen där det är angeläget att nå flera personer som bokat en, eller flera, särskilda lokaler.

Med Interbook kan ni ta ytterligare ett steg mot en tvåvägskommunikation; ni kan inspirera, skapa en dialog, motivera människor och få dem att agera och aktiveras. Via nätet. I realtid. Det om något borde vara skäl nog.