Fördelar för handläggare

Att möta de krav som ställs

Det handlar om att göra ett bra jobb, att kunna fokusera på rätt saker och känna att det jag levererar håller en hög kvalitet. Idag ställer vi medborgare höga krav på myndigheters tillgänglighet och servicegrad. För att på bästa sätt kunna möta dessa krav måste man ha verktyg som underlättar och effektiviserar. Verktyg som sparar in tid på visst arbete och frigör tid till det vi hellre fokuserar på och vill göra ännu bättre. Ett verktyg som ger mer tid till att inspirera, informera och förbättra. Interbook är ett sådant verktyg, det ger dig flexibilitet och frihet i ditt arbete. Interbook får dig att känna glädje och stolthet över ett bra utfört arbete.

I Interbook finns en mängd funktioner som gör administrationen runt bokningsverksamheten enklare och effektivare. Ett exempel är att hanteringen av bokningsbesked/bidragsbesked automatiseras och därmed blir enklare. Det finns många fler exempel, kontakta oss så berättar vi mer.

Den mångsidiga enkelheten och folkhälsan

Vi skulle vilja gå så långt som att säga att Interbook har en positiv inverkan på folkhälsan. Det handlar om enkelheten som är så mångsidig i Interbook. Tänk att det kan vara så enkelt att välja aktivitet. Att det finns så många alternativ till ett aktivt liv bara en klickning bort. Den enda svårigheten blir att välja vilken aktivitet du vill ägna dig åt!

Interbook är uppbyggt på moduler med olika funktioner vilket gör att ni själva väljer vilka funktioner ni vill ha med i systemet. Denna uppbyggnad gör det enkelt att lägga till och ta bort funktioner allt eftersom. En perfekt anpassning till just era behov, ni använder inte har fler tillämpningar än vad som behövs för att på bästa sätt kunna leverera de tjänster medborgarna förväntar sig. Ett enkelt system med basmodulerna för dem som endast behöver de grundläggande funktionerna. Om behoven ändras kan det enkelt förvandlas till ett avancerat och kvalificerat verktyg. Ni bestämmer själva om och när de olika tilläggsmodulerna ska installeras.

Tidsbesparingen

En stor del av många bokningsansvariga handläggares tid går åt till administrering av bidrag och bokningar, att svara i telefon, skicka ut bekräftelser, ringa upp kunden och pussla ihop tider och lokaler så att allting stämmer. Med Interbook effektiviseras allt detta. All hantering av bokningsbesked och bidragsbesked sker med automatik. Hanteringen av föreningsregistret försvinner också. De föreningar som vill vara med i registret lägger själva upp sina kontaktuppgifter och annan värdefull information, istället för att detta ska registreras manuellt av handläggare. Det enda som krävs före publicering är ett godkännande av ansvarig administratör.

För aktivitetsansvariga kommer många positiva resultat som ett brev på posten, eller man kanske ska säga som ett mail till inboxen. Pappershanteringen minskar drastiskt, ekonomihanteringen med betalningar från olika användare blir enklare, aktiviteterna blir optimerade och kommunikationsvägarna kortare och snabbare.

Som anläggningsförvaltare kan du direkt boka föreningar och enskilda användare i ”dina egna” anläggningar allt beroende på tillgänglighet. Du kan även skapa förfrågningar på alla övriga anläggningar i kommunen. Behöver man få fram information om en viss användare, förening eller typ av förening finns det en avancerad sökfunktion som snabbt tar fram den information du söker.

För vaktmästarna underlättas arbetet genom att de får tillgång till ”vaktmästarlistor” där de får all den information de behöver angående dagens beläggning på lokalerna under deras ansvar. Genom att alltid ha korrekt och uppdaterad information att tillgå blir det lättare för vaktmästarna att planera sitt arbete på bästa sätt. Beläggningen av anläggningen kan optimeras vilket också medför att vaktmästarna får en mer central roll i det ekonomiska perspektivet.

Informationsspridning

Behovet av information tycks aldrig sina. Det flöde av information som går från kommunens förvaltningar till föreningar och medborgare kan underlättas genom att förläggas till kommunens hemsida där den informationssökande enkelt kan hitta svar på sina frågor. Att skapa olika maillistor är ytterligare ett sätt att snabbt och billigt sprida information till särskilda grupper av intressenter. Föreningar och medborgare anmäler själva sitt intresse för en, eller flera, maillistor uppdelat på ämnesområden. Ex. silversmide, gastronomi, dansföreningar, fotbollsklubbar i kommunen eller simskolor. Det är lika enkelt att anmäla sig som att avanmäla sig från en lista.

I akuta situationer när det är viktigt att snabbt få ut information till en särskilt berörd grupp har Interbook en SMS-funktion. Om det blivit hastiga förändringar i en lokal som omöjliggör användning, ex. brand, vattenskador eller skadegörelse, är det enkelt att skicka ut SMS till alla som bokat lokalen och informera om vad som hänt. Det går även att skicka koder via SMS för att öppna upp lokaler. SMS-funktionen fungerar i alla lägen där det är angeläget att nå flera personer som bokat en, eller flera, särskilda lokaler.

Med Interbook kan ni ta ytterligare ett steg mot en tvåvägskommunikation; ni kan inspirera, skapa en dialog, motivera människor och få dem att agera och aktiveras. Via nätet. I realtid. Det om något borde vara skäl nog.